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Con il termine ‘smart working‘ oramai entrato di diritto nel lessico quotidiano in questi tempi di Covid19 ognuno di noi si è trovato a fare i conti con le sfide della virtualizzazione e con tutti quegli strumenti che ci consentono di collaborare da remoto con colleghi, clienti e fornitori.
Meeting virtuali, videoconferenze, documenti condivisi che fanno avanti e indietro, progetti collaborativi da remoto, insomma, le sfide non mancano. Per non parlare dell’e-mail poi: con la mole di comunicazioni che transitano sul web oggi ci siamo trovati le caselle di posta intasate e per molti è diventato impossibile tenere traccia delle comunicazioni in modo razionale e organizzato.
Superate le difficoltà iniziali, tuttavia, sono iniziati ad emergere anche i lati positivi di questa nuova modalità di collaborazione che, senza dubbio, è qui con noi per restare anche dopo il lockdown dovuto al Coronavirus. Molte aziende dunque si trovano di fronte alla scelta di quali strumenti utilizzare per lo smart working e stanno cercando di capire quali si potranno incorporare nella propria routine anche per il futuro. Beh, abbiamo un segreto da confidarvi… noi di NexRock siamo da sempre una realtà location indipendent e questo significa che siamo espertissimi di remote working.
I nostri collaboratori sono sparsi tra Italia, UK, Serbia e Spagna e, sebbene facciamo spesso incontri di persona per il kick-off dei progetti e per l’avanzamento lavori con i clienti, gli incontri faccia a faccia tra di noi sono una rarità. Però, dato che in questo periodo anche gli incontri con i clienti sono off limits, collaborare su progetti e documenti da remoto è una necessità per tutti.
Il mondo del digital design e della programmazione, poi, hanno da sempre fatto largo utilizzo di vari strumenti di cooperazione virtuale e quindi abbiamo pensato di condividere con voi la nostra esperienza e abbiamo compilato una lista dei nostri strumenti preferiti per collaborare da remoto con i propri colleghi, ma anche con clienti, fornitori e partner.
Comunicazione
Con il proliferare delle comunicazioni digitali già da anni si parla di caselle di posta intasate e inefficienti come strumento per la gestione della produttività, mentre si fa largo il concetto di inbox zero (dove, contrariamente a quanto comunemente si pensi, zero si riferisce al tempo in cui la mente sta fissa sulla propria casella di posta). Senza dubbio esistono strumenti più efficaci per gestire la comunicazione tra team, archiviare documenti e collaborare su fogli condivisi. Noi utilizziamo Slack, di fatto lo strumento più potente per la comunicazione di team. Slack è organizzato come una specie di chat room progettata per eliminare l’e-mail come mezzo di comunicazione primario. La comunicazione si può organizzare per canali e la struttura nidificata consente di commentare su singoli elementi in modo chiaro ed efficace, la versione base (gratuita) ha tutte le funzionalità necessarie, trovate maggiori info qui.
Pianificazione
Avete presente quelle infinite catene di e-mail per organizzare appuntamenti telefonici o video conferenze via mail, dove il numero dei messaggi che fanno avanti e indietro aumenta esponenzialmente con l’aumentare dei partecipanti? Ebbene, la tecnologia ci viene incontro anche qui e oggi possiamo contare su strumenti ben più efficaci nell’aiutarci a trovare la data e l’ora che mettono d’accordo tutti. Noi oggi usiamo Calendly per organizzare appuntamenti di gruppo (ma abbiamo usato Doodle per tanti anni) e il calendario di HubSpot per condividere la nostra disponibilità con chi ha bisogno di entrare in contatto con noi.
Video meeting
Il nostro strumento di gran lunga preferito è Whereby, una piattaforma che si può usare comodamente come un sito web senza dover installare nulla, cosa fondamentale quando si deve interagire tra organizzazioni diversi e con interlocutori con vari livelli di alfabetizzazione tecnologia. WhereBy ti consente di creare un url tipo whereby.com/nomeazienda che sarà sempre tuo e che potrai condividere comodamente via Whatsapp, mail ecc. al desinatario basterà un click per entrare in chat via browser (anche da mobile) e, nel caso di riunioni ricorsive col proprio team basterà dire “ci vediamo su WhereBy alle ore x”. La versione free consente fino a 4 partecipanti, quindi se dovete lavorare con gruppi più folti bisognerà ricorrere ad alternative. Gotomeeting offre una interessante funzionalità chiamata “Call Me” che risolve tutti i problemi tecnologici quando si ha a che fare con interlocutori non proprio tech savy, ma per il momento è solo audio. C’è poi l’ottimo Zoom che è sempre una valida opzione.
Collaborazione
Infine veniamo a un paio di strumenti nati per collaborare su progetti di design, ma che consigliamo a chiunque debba collaborare su progetti che fino a ieri venivano gestiti attraverso riunioni fatte di persona e che, con gli strumenti oggi a disposizione, possono essere spostati online senza problemi.
Miro è una piattaforma che replica virtualmente una whiteboard (le lavagne bianche magnetiche e cancellabili che si trovano in tutte le sale riunioni) e che consente a più collaboratori di agire in contemporanea su uno stesso progetto apportando annotazioni e simulando post-it notes, ma anche creando diagrammi di flusso, mappe e altre rappresentazioni grafiche tipiche delle riunioni operative. Dal banale brainstorming tra collaboratori remoti alla gestione di agile workflows, Miro è uno strumento molto efficace nel replicare la sala riunioni, ma approfittando di tutte le opportunità offerte dalla tecnologia digitale. Nella versione gratuita si possono creare fino a 3 progetti, che spesso bastano per gestire esigenze semplici di collaborazione tra team.
Mural, infine, è un digital workspace per la visual collaboration che è ancora più potente di Miro, ma non ha una versione free. Lo trovate comunque qui.
Vuoi saperne di più su questi strumenti o su come possiamo aiutarti a utilizzarli? Non esitare a contattarci:
