Benvenuto sul nostro blog in italiano.
Immagina se il tuo file di Microsoft Excel fosse in grado di salvare in automatico una nuova versione del documento dopo ciascuna modifica, in modo che tu possa tornare a quella versione in qualunque momento o confrontare le modifiche tra le versioni sviluppate da diversi collaboratori.
Immagina se il tuo documento Word si trasformasse in un tool di collaborazione, sui cui poter lavorare in contemporanea con i tuoi colleghi (sempre salvando una versione dopo ciascuna modifica effettuata da ciascuno, con tanto di nome dell’autore) e vedere in tempo reale le modifiche che i tuoi colleghi stanno apportando.
Immagina di non dover più mandare quella presentazione in Power Point avanti e indietro per l’azienda via mail, col risultato di non sapere più dov’è la versione più aggiornata del file.
Immagina di poter accedere a tutti questi file da qualsiasi computer collegato in rete, ma anche dal tuo smartphone o ipad, in ufficio, a casa o in mobilità, avendo sempre la certezza che ciò che stai vedendo è la versione più aggiornata del documento e realizzando quindi quella specie di sogno che per project manager e system architects va sotto il nome di “unica fonte di verità”.
E adesso immagina che tutto ciò esista già e costi meno dell’infrastruttura su cui la tua azienda si appoggia oggi.
Ebbene sì, la suite di prodotti Google Workspace consente di fare tutto quanto indicato sopra e molto di più.
Come dici? Google Workspace usa Google Sheets e Google Docs, mentre i tuoi collaboratori sono abituati alla suite Microsoft e non vogliono dover imparare a usare una nuova piattaforma?
Reggiti forte: da oggi le funzionalità di Google Workspace sono accessibili anche fuori dall’ambiente Google, attraverso i file di Microsoft Word, Excel, Power Point, ecc.
Vediamo come ciò sia possibile attraverso un caso tipo di utilizzo della piattaforma.
Sfruttare le funzionalità di Google Workspace sui file Microsoft: un caso d’uso
La Rossi & C. salva i suoi file condivisi di Word e Excel sul file server aziendale. Tutte le volte che si deve lavorare al file, magari in team, qualcuno fa le modifiche sul suo pc, lo manda ai suoi collaboratori via mail (oppure li avvisa via mail di avere caricato il file aggiornato sul file server) e, a quel punto, anche i suoi collaboratori fanno altrettanto finchè non si arriva alla versione definitiva del documento. In qualunque momento si possono perdere delle modifiche perchè qualcuno commette un errore sul documento o carica un documento più vecchio rispetto all’ultimo aggiornamento (in questo caso il sogno della “unica font di verità” diventa un’utopia).
Il Signor Rossi, titolare della Rossi & C., si accorge che questo processo non è nè efficace, nè efficiente, ma vuole continuare a usare Word e Excel perché ha familiarità con la suite di Microsoft Office e alcuni membri della sua organizzazione non vogliono nemmeno immaginare di dover imparare a utilizzare un nuova piattaforma (per non parlare di una nuova infrastruttura) per gestire i propri file Word e Excel.
La novità di Google Workspace è che da oggi il Signor Rossi può continuare a lavorare con i prodotti Microsoft (se proprio vuole), mentre Google si occuperà dietro le quinte di salvare tutte le versioni dei file (catalogandole per autore), renderli disponibili sull’account Google Drive dell’azienda (con tutte le funzionalità di condivisione e modifiche collettive che ciò comporta) e consentire ai più audaci, tra i dipendenti della Rossi & C. di lavorare sugli stessi file direttamente con Google Sheets e Google Docs (gli equivalenti di Excel e Word) senza soluzione di continuità. Per raggiungere questo scopo è sufficiente una piccola applicazione proprio di Google, da installare sui computer dai quali si vuole continuare a utilizzare la suite Microsoft. Tale applicazione, infatti, creerà sui pc della Rossi & C. delle cartelle speculari alle cartelle presenti su Google Drive. A quel punto sarà sufficiente spostare i file in queste cartelle per salvarli su Google Drive, ma continuando a gestirli con la suite Microsoft Office, come se nulla fosse cambiato e le cartelle in questione fossero delle cartelle locali (ovvero situate sul pc dell’utente). E’ qui che entreranno in gioco i ‘superpoteri’ di Google Workspace: non solo quando un dipendente della Rossi & C. andrà nella cartella di Google Drive potrà modificarli con Fogli Google (Google Sheets) mantenendoli in formato .xlsx, ma potrà anche tenere traccia di tutte le versioni del file (come con qualsiasi file di Fogli Google) anche quando le modifiche vengono eseguite dai colleghi attraverso Excel! Fondamentalmente Google Drive ora tiene traccia delle versioni anche per i file MS Office, e ti restituisce un’unica fonte di verità per ciascun documento, senza possibilità di equivoco su quale sia la versione più aggiornata del file.
Condivisione dei file all’interno e all’esterno dell’azienda
Un altro fondamentale vantaggio di Google Workspace consiste nella facilità con cui si possono gestire spazi di lavoro condivisi, non solo con i colleghi, ma anche con clienti, fornitori e collaboratori esterni.
Un caso tipo di utilizzo consiste nella condivisione di modulistica. Immaginiamo una certificazione, una scheda prodotto o della contrattualistica: in tutti questi casi i processi aziendali standard sono strutturati in silos separati e indipendenti, da un lato lo spazio di lavoro interno, dove l’azienda sviluppa e gestisce questi documenti e i relativi aggiornamenti nel tempo (tramite la collaborazione del proprio team interno), dall’altra le varie soluzioni che si possono utilizzare per gestire la diffusione di questa tipologia di documenti (tipicamente inviati di volta in volta via mail).
Pensate se l’azienda potesse condividere con i propri interlocutori un link dove questi sanno di poter trovare l’ultima versione di ciascun documento (anche qui “unica fonte di verità) e al tempo stesso il team interno potesse lavorare sui documenti in questione senza doversi preoccupare di condividere la versione finale del documento o di mandare e-mail a ciascuno degli interessati. Grazie alla gestione delle permissioni è possibile infatti condividere un link con chiunque sia esterno all’azienda, con le permissioni attivate solo per il download del documento (o solo per la visione), mentre all’interno dell’azienda si possono attivare permissioni per la modifica e per la gestione delle permissioni altrui.
Si possono inoltre predisporre intere cartelle da condividere con clienti e fornitori, in modo da snellire il processo di condivisione dei documenti ricorsivi. Pensiamo ad esempio alle fatture: non sarebbe bello se, anzichè mandare ogni volta una fattura via mail al cliente (che poi spesso si trova a dover richiedere vecchie fatture perchè, ad esempio, gliele richiede il commercialista o l’amministrazione), ogni nuova fattura venisse aggiunta a una cartella condivisa con il cliente, dove questi sa in ogni momento sa di poter trovare tutto lo storico delle sue fatture (ovviamente venendone notificato anche via mail)?
Oppure pensiamo alle note spese…
Gestione Note Spese con Google
Non sarebbe bello se il posto dove i nostri dipendenti archiviano fatture e scontrini fosse lo stesso che l’amministrazione utilizza per raccoglierli e quindi processarli? Magari indicizzandoli automaticamente in uno spreadsheet che svolgesse una parte del lavoro contabile al posto del reparto amministrazione (che a quel punto dovrebbe solo verificare i valori e autorizzare la nota spese)?
Quante ore ogni mese pensate che un tale sistema possa far risparmiare ai vostri dipendenti?
In pochi passaggi (tramite Google Forms) è possibile mettere a disposizione dei dipendenti un’interfaccia estremamente user friendly sia da pc che da smartphone da cui questi possono inserire i dati salienti di ciascuna spesa e allegare una fotografia della ricevuta fiscale. In automatico Google archivierà la ricevuta in una cartella su Google Drive (che può essere condivisa tra amministrazione e dipendente) e, allo stesso tempo, popolerà uno spreadsheet cui l’amministrazione potrá fare riferimento per la gestione della nota spese di ciascun dipendente.
Ovviamente, una volta che i dati risiedono sullo spreadsheet, sarà possibile abilitare tutti i calcoli che una cartella di Excel consente di fare in automatico (es. totali per tipologia di spesa o per fornitore). Sarà inoltre possibile abilitare automazioni e interazioni con piattaforme esterne tramite API.
Il tuo account Google per condividere i contatti all’interno della tua azienda, fare videoconferenze e gestire gruppi di lavoro
La stessa dinamica vista per i documenti può essere applicata ai contatti e alle e-mail. Essendo Google Workspace una piattaforma che integra tutte queste funzioni essa può, al tempo stesso, rimpiazzare il vostro file server aziendale e anche la vostra installazione di Microsoft Exchange.
Un approccio completamente slegato dalla postazione, da complicate VPN o altri sistemi per accedere al server aziendale dall’esterno, ecc.
Con la piattaforma di posta inclusa in Google Workspace (che è la stessa di GMail, solo legata al vostro dominio aziendale), si possono infatti condividere rubriche, creare gruppi di lavoro con accesso limitato a determinati gruppi di contatti (e con le relative permissioni) e perfino aree di discussione dedicate ai gruppi di lavoro.
Gli stessi gruppi di lavoro che poi si possono incontrare in una video conferenza tramite Google Meet (altro applicativo incluso in Google Workspace).
Riassumendo: i vantaggi di Google Workspace sono numerosissimi e consentono di ottimizzare i processi aziendali consentendo risparmi sotto molteplici punti di vista:
- meno ore di lavoro del vostro team grazie all’ottimizzazione dei processi e dei flussi di informazione
- riduzione drastica delle e-mail necessarie per condividere i documenti e le versioni intermedie dei documenti in via di sviluppo
- risparmio sui costi delle licenze dei prodotti Microsoft
- risparmio sul costo dei server aziendali
- ingenti risparmi sul costo della gestione sistemistica rispetto all’infrastruttura tradizionale
Vuoi saperne di più su come incorporare queste funzionalità nei tuoi workflow aziendali?
Richiedi una consulenza personalizzata per te:
