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Google ha di recente annunciato che, nel primo semestre 2022, aggiornerà tutti gli account: i vecchi piani Google Apps o G Suite diventano Google Workspace e tutte le aziende attive sulle precedenti versioni saranno chiamate a migrare a Google Workspace. Vediamo cosa significa in concreto.
Con il nuovo ambiente Workspace, Google ha inaugurato una vera e propria campagna per il “Future of work”, ovvero un approccio che mira a offrire ai suoi utenti, sempre più caratterizzati dalle esigenze del nuovo lavoro liquido – un po’ in ufficio, un po’ in smart working – soluzioni che consentano di “digitalizzare l’ufficio” e interagire con i propri colleghi dovunque essi siano.
In questo contesto, l’ambiente di Google Workspace, con la suite di prodotti che contiene (da Google Drive a Google Meet, passando per GMail, ecc.) è diventato sempre più un pilastro centrale nei flussi di lavoro dei nostri clienti ed è per questo fondamentale capire come funziona e cosa devono fare le aziende per adeguarsi a questo nuovo paradigma.
Cosa significa questa transizione per la mia azienda?
Se la tua azienda ha attivato con noi il servizio di posta Google prima del 2021 è probabile abbia un piano Google Apps o Google Suite. La differenza principale tra i due è che, nel primo caso, lo spazio a disposizione per ciascun account è di 15 Gb, mentre su Google Suite è di 30 Gb.
In entrambi i casi, comunque, sarete chiamati a migrare a Google Workspace, ma niente panico: il servizio non subirà alcuna interruzione e lato utente la posta elettronica continuerà a funzionare come prima, mentre l’infrastruttura circostante si arricchirà di funzionalità (vd. sotto). Inoltre, per chi ha una casella da 15 Gb, lo spazio a disposizione crescerà ad almeno 30 Gb, sempre che non si scelgano piani di Google Workspace superiori.
Cambierà invece il contratto di Google, e questo potrebbe comportare un adeguamento dei canoni.
Per chi, invece, ha attivato il servizio di posta Google a partire da gennaio 2021, non ci sono novità.
Cosa devo fare per aggiornare il mio account?
Noi di NexRock, in qualità di reseller di Google, saremo al vostro fianco per supportarvi nella scelta della soluzione migliore per le vostre esigenze e provvederemo ad effettuare l’aggiornamento a livello tecnico. Sarete dunque contattati da un nostro responsabile che vi illustrerà le novità e vi affiancherà nella scelta del piano di Google Workspace più adatto alla vostra azienda, tutto ciò che sarete chiamati a fare è scegliere il piano di Google Workspace.
Per questo qui sotto vi anticipiamo le caratteristiche dei diversi piani, così da consentirvi di arrivare informati al momento della scelta.
Come faccio a scegliere il piano di Google Workspace che fa per me?
La struttura degli account Workspace a prima vista potrebbe sembrare un po’ ostica, ma in realtà è piuttosto semplice da comprendere. Di seguito proviamo a riassumere le principali caratteristiche dei vari piani e il costo della licenza Google, a cui occorre aggiungere la fee (per la gestione amministrativa e tecnica) del servizio che offriamo ai nostri clienti e che vi verrà illustrato dal nostro responsabile al momento del passaggio alla nuova piattaforma.
Google Workspace Business Starter
Questo piano è generalmente rivolto alle piccole imprese ed è considerato il piano di base, entry-level, anche se il potenziale è rivoluzionario se confrontato con le tecnologie vecchio stile come i server Microsoft Exchange o anche Microsoft 365. Include una piattaforma di posta (basata sulla tecnologia GMail con dominio personalizzato), insieme alla piattaforma Google Drive e alle sue app di produttività. Lo spazio di archiviazione nel cloud è limitato a 30 gigabyte per utente (condiviso tra Drive e Gmail), ma può essere ampliato per utente. Poi c’è Google Meet, dove le riunioni video sono limitate a un massimo di un centinaio di partecipanti. Nel piano sono incluse anche tutte le altre piattaforme che non consumano molto spazio di archiviazione (ad es. Calendar, Keep, Tasks, ecc.).
Costo licenza Google Workspace Business Starter: € 5.20/utente/mese
Google Workspace Business Standard
Questo piano aggiunge controlli di sicurezza e amministrazione avanzati. Il tuo spazio di archiviazione personale aumenta a due terabyte per utente. Le sessioni di Google Meet possono avere fino a 150 partecipanti e possono essere registrate e salvate su Google Drive. Hai anche accesso ai drive del team, che ti consentono di creare gruppi di dipendenti che possono condividere documenti tra loro in uno spazio chiuso.
Costo licenza Google Workspace Business Standard: € 10.40/utente/mese
Google Workspace Business Plus
Questo piano aggiunge funzionalità di archiviazione ed e-discovery mentre la posta elettronica e lo spazio di archiviazione personale aumentano fino a cinque terabyte per utente. Il limite dei partecipanti alle sessioni di Google Meet arriva fino a 250 (con monitoraggio delle presenze). Dispone inoltre di controlli avanzati di gestione e sicurezza. Sono inclusi Vault e la gestione avanzata degli endpoint. Questo è per le grandi organizzazioni che necessitano del massimo livello di sicurezza e del controllo centrale sugli utenti.
Costo licenza Google Workspace Business Plus: € 15.60/utente/mese
Google Workspace Enterprise
Questo è il piano migliore e presenta funzionalità di sicurezza avanzate come la crittografia Slash mime, il supporto per chiavi di sicurezza basate su hardware e spazio di archiviazione personale illimitato. Inoltre, le organizzazioni possono bloccare file condivisi, scansionare, inviare e-mail e immagini per rilevare perdite di dati sensibili. E, infine, puoi anche accedere al foglio delle app, che ti consente di creare app senza codice. Questo piano è chiaramente rivolto alle imprese su larga scala con particolare attenzione alla sicurezza e alla prevenzione della fuga di dati.
Costo licenza Google Workspace Enterprise: contattaci per ricevere una quotazione
In conclusione, la maggior parte delle piccole e medie imprese scoprirà che tutte le loro esigenze sono soddisfatte con il piano Business Starter, in cui lo spazio di archiviazione personale alla fine diventerà il collo di bottiglia, ma i piani di archiviazione individuale aggiuntivi consentiranno una certa flessibilità utile tenendo d’occhio il budget. I piani più grandi diventeranno adatti quando le tue licenze di archiviazione aggiuntive si sommeranno a un costo cumulativo superiore a un piano Business Standard, che dovrà essere eseguito in tutta l’organizzazione perché, mentre le licenze di archiviazione aggiuntive sono per utente, il piano è a livello di dominio (ovvero tutti gli utenti devono essere sullo stesso piano).
