Con Google Workspace nasce l’ufficio digitale: in smart working come in presenza accedi a tutte le risorse aziendali come se fossi in ufficio.

Google si aggiorna e aggiunge al suo ecosistema tutte le funzionalità e le applicazioni per le aziende che vogliono compiere una vera transizione verso l’ufficio digitale, dove tutte le risorse sono in cloud e gli utenti hanno gli strumenti per fruirne tanto dall’ufficio quanto in mobilità e/o smart working.

Nel secondo semestre del 2020 Google aveva avviato l’aggiornamento della sua offerta di app cloud based per le aziende rinominandola “Google Workspace”, poi, a inizio 2022, ha compiuto il passo successivo, annunciando che tutti i vecchi account nati su G Suite o Google Apps verranno trasformati in account Google Workspace entro la fine del primo semestre 2022.

Questo comporta, oltre a una nuova struttura tariffaria (vedi il nostro precedente post a riguardo), tante nuove potenzialità per rendere ubiquo l’accesso a tutte le risorse aziendali per tutti i dipendenti e collaboratori della tua organizzazione e per rendere più fluidi un’infinità di processi aziendali.

Alcuni esempi? Pensa all’organizazzione di un appuntamento: in genere ci si accorda su una data/ora e poi separatamente ci si manda il link per la conferenza/recapito telefonico. Grazie all’integrazione tra Google Calendar e Google Meet invece, sarà sufficiente segnarsi l’appuntamento su Google Calendar (che poi si può a sua volta interfacciare con il calendario del tuo smartphone o qualunque altro calendario utilizzi per la gestione degli appuntamenti) e nella sezione “Invitati” digitare l’indirizzo e-mail degli altri partecipanti. A quel punto tutti gli invitati riceveranno una mail con l’invito e il link per la video call su Google Meet sarà generato automaticamente e incluso nell’invito. Se poi anche gli altri destinatari utilizzano Google Calendra, accettando l’invito questi si troveranno l’appuntamento in calendario senza doverlo inserire a mano.

Oppure pensa alla collaborazione su un documento che richiede la revisione di varie persone. Normalmente si tratta di un’operazione che richiede decine di e-mail tra i collaboratori, con grande confusione rigurardo alla versione più recente del documento. Spesso succede addirittura che il documento subisca delle “biforcazioni” dove due versioni del documento coesistono parallelamente e diversi membri del team lavorano su bozze diverse del documento. Con Google Workspace, invece, hai sempre un’unica “fonte di verità” per ciascun documento in quanto questo risiede in una cartella che avrai precedentemente condiviso con il resto dei membri del team. E’ come lavorare su una lavagna di fronte agli altri membri del team: in ogn momento tutti vedono la stessa cosa e ciascuno può intervenire. Ma su Google hai l’enorme vantaggio che tutte le revisioni/modifiche vengono memorizzate insieme al nome dell’autore che le ha fatte e in ogni momento puoi riprisitinare una qualunque delle vecchie versioni.

Il contesto in cui avviene la transizione a Google Workspace

Non è un caso che la mossa di Google avvenga in un momento storico in cui stanno proliferando gli spazi di lavoro (digitali ovviamente) cosiddetti ‘all-in-one workspaces’ (vd. Notion, Monday.com, Trello, ecc.), che consentono alle aziende di rimpiazzare numerosi programmi che un tempo si dovevano scaricare sui pc aziendali e che non comunicavano tra di loro: ora invece è possibile avere tutti i dati in un unico posto consentendo quindi di valorizzarli meglio e di elaborarli in modo da creare nuova informazione.

Questo è un momento storico, inoltre, in cui sono diventate di utilizzo comune tutte quelle piattaforme che consentono di ‘virtualizzare’ attività che un tempo si sarebbero svolte nel mondo fisico: come le riunioni e gli appuntamenti, che in tempi pre-Covid si sarebbero svolti in presenza, e che oggi spesso vengono svolti online. Ma spesso queste tecnologie sono con noi per restare, infatti anche ora che, cadute molte delle restrizioni dovute all’emergenza Coronavirus, la libertà di spostamento e incontro è tornata a livelli pre-covid, molti ‘incontri’ restano spesso online perchè i vantaggi (e i risparmi) della riduzione degli spostamenti fisici sono diventati evidenti a tutti e la tecnologia per la videoconferenza è sempre più familiare ai più.

In altre parole, per restare all’esempio dell’appuntamento, è diventato sempre più chiaro che, in molti casi, ha molto più senso una veloce video-call che non un trasferimento fisico, con i costi e le perdite di tempo che questo comporta, verso l’ufficio di un cliente o di un fornitore. Oppure, per fare un altro esempio, in molti si stanno accorgendo che, se si vuole collaborare su un progetto, ha più senso uno spazio di lavoro virtuale dove vari team possono commentare, discutere e interagire direttamente sui contenuti del progetto (che sono comunque sempre organizzati in ambienti digitali, a prescindere dal fatto che il lavoro si faccia in presenza o da remoto) e che sarà più facilmente condivisibile con terze parti oppure convertibile in documenti destinati a reparti diversi (se l’informazione nasce in digitale è più agevolmente trasferibile e modificabile).

Allargando lo sguardo possiamo dunque affermare che ciò a cui stiamo assistendo consiste in un completo e radicale rinnovamento dell’offerta di prodotti destinati alle aziende, che è esploso per l’appunto sulla scia del COVID-19, ma che incubava da anni (e che in parte avevamo già inquadrato in questo nostro post, che fu un primo excursus sulle piattaforme a supporto del lavoro da remoto nel frattempo ribattezzato smart working).

La transizione di Google verso Workspace si inserisce proprio in questo contesto e, dato che coinvolgerà tutti gli utenti attivi su Google G Suite e Google Apps è importante illustrare tutte le caratteristiche e le potenzialità della nuova piattaforma che sono stati resi disponibili agli utenti.

Cos’è Google Workspace

Google Workspace non è solo il nuovo nome di G Suite. Google Workspace è una suite integrata di app cloud native per la collaborazione sicura e la produttività basate sull’intelligenza artificiale di Google e mirate ad agevolare il lavoro e aumentare la produttività in modo del tutto slegato all’ambiente fisico in cui ci si trova a svolgerlo. Niente più server aziendali, quindi. Cestinate la vostra VPN e preparatevi ad avere tutto l’ufficio a portata di mano, anche sul vostro smartphone e tablet, ma questa volta per davvero, grazie a un ecosistema che è nato mobile-first.

Come sottolinea Javier Soltoro, il responsabile di Google Workspace, le vecchie suite di software aziendali erano state concepite in un mondo in cui la prassi consisteva nel lavoro dall’ufficio e non era fondamentale che le cose si potessero fare anche da remoto, o perfino in mobilità. Ma ora che sempre più persone preferiscono (o sono costrette a) lavorare da casa, si è giunti alla necessità di un spazi di lavoro virtuale veramente facili da usare e in grado di non farci rimpiangere la comodità delle postazioni a cui siamo abituati in ufficio. I responsabili sistemistici e i consulenti aziendali sono quindi alla ricerca di opzioni di archiviazione cloud e modi semplici e convenienti non solo per collaborare, ma anche per comunicare, discutere e tenere traccia dei progressi su documenti, progetti e altre attività complesse.

Fattori da tenere in considerazione per la valutazione dell’ambiente di lavoro virtuale

Esistono varie considerazioni da fare per valutare la portata di questo rinnovamento, ma questi sono i fattori critici che abbiamo identificato e su cui riteniamo valga la pena concentrarsi:

• La sicurezza dei dati aziendali
• La suite di applicazioni che mette a disposizione per interagire (comunicare, commentare e discutere) direttamente su:
  • Documenti di testo
  • Fogli di calcolo
  • Presentazioni
  • Cartelle e file condivisi all’interno dell’azienda e con terze parti
• La disponibilità di una solida e veramente ubiqua piattaforma di E-Mail che consenta di lavorare in mobilità avendo accesso a tutto da qualunque dispositivo
• Possibilmente una piattaforma di video conferenza performante collegata a un calendario online condiviso e integrato con gli appuntamenti organizzati in video conferenza
• Le possibilità di integrazione con altri ambienti virtuali e basati sul Cloud
• Il costo e lo spazio di archiviazione messo a disposizione
• Le funzionalità di collaborazione che le suddette piattaforme offrono (sono veramente native in cloud e studiate per funzionare in presenza così come in smart working?) e la loro facilità di utilizzo

Google Workspace mi conviene?

Al di là delle singole applicazioni il grande valore di questa evoluzione tecnologica consiste nelle nuove opportunità che offre alle imprese più moderne e inclini ad abbracciare il cambiamento, garantendo non solo la collaborazione tra team ubiqui (dove si lavora in smart working o anche solo parte dei collaboratori non sono in presenza), ma anche un vero risparmio di tempi e di costi dovuto al grande efficientamento dei processi che questa rivoluzione comporta:

• Risparmi sul costo di tante app rese inutili
• Gestione efficiente dei documenti e possibilità di collaboraci in modo semplice ed efficace, così risparmi tempo (e parcelle dei collaboratori esterni)

Più nel dettaglio ecco alcuni esempi dei benefici che Google Workspace consente alla tua impresa:

• Non perderai mai più il lavoro fatto su un documento perchè la cronologia di tutte le revisioni effettuate da tutti i collaboratori viene salvata automaticamente per ogni documento, questo significa anche che se fai delle modifiche, e dopo qualche tempo te ne penti, potrai tornare a una versione precedente del documento;
• Anzichè nascosti nelle cartelle dei computer dei tuoi collaboratori i documenti possono risiedere su cartelle condivise con i team di riferimento;
• Puoi verificare in tempo reale l’avanzamento dell’offerta che hai chiesto al tuo commerciale di preparare, anche comodamente dal telefono;
• Niente più e-mail avanti e indietro con i documenti su cui stai lavorando con i tuoi collaboratori: i file risiedono nella cartella condivisa ed è impossibile avere due versioni diverse dello stesso documento che circolano in azienda;
• Risparmi il costo e il tempo necessario a spostamenti non più necessari grazie all’integrazione tra Meet e Calendar.

In conclusione possiamo dire che considerando il quadro nel suo insieme i risparmi legati all’adozione di questo approccio ripagano più che abbondantemente del costo che essi comportano.